Поиск


ЖУРНАЛ "ТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕКСТИЛЬ" №37

                    ( читать ... )

ЖУРНАЛ "ТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕКСТИЛЬ" №36

                    ( читать ... )

Ссылки партнеров

Информационные системы


Управление/Информационные системы/Выбираем подсистему учета затрат на предприятии

Выбираем подсистему учета затрат на предприятии

15 августа 2002
Рынок легкой промышленности №24, 2002

Бойко Евгения Игоревна
Якобсон Игорь Григорьевич


Одним из трудоемких участков бухгалтерского учета всегда был учет затрат и калькуляция себестоимости продукции. Остается он достаточно сложным и при комплексной автоматизации бухгалтерии.

Прежде всего, задачу учета затрат как таковую можно разделить на четыре основные части: 1) сбор первичных данных о затратах и о выпуске готовой продукции; 2) перераспределение затрат с целью списания затрат вспо­могательных подразделений и накладных расходов на прямые затраты  по вы­пуску продукции; 3) списание части затрат в виде себестоимости готовой продукции; 4) расчет итогов, которые позволяют оценить объем незавер­шенного производства и его структуру на конец отчетного периода.

Сущест­вует и пятая задача - выпуск необходимых отчетных форм. Ведь именно здесь выдается информация, наиболее ценная с точки зрения анализа состояния дел и прогнозирования будущего предприятия. Можно сказать, что именно здесь бух­галтерский учет вплотную смыкается с тем, что сейчас принято называть уп­равленческим учетом.

Сбор первичных данных. При «ручной» организации учета решением этой задачи неизбежно занималось большое число людей. Каждый подавал сводку о прямых и косвен­ных затратах со своего участка учета, и бухгалтеру оставалось просто сидеть и ждать, когда ему принесут все сводки.

Даже после завершения процесса автоматизации иногда предпринимаются попытки сохранить эту технологию. И в боль­шинстве программ расчета зарплаты, амортизации, учета складских операций и др., как правило, имеются более или менее развитые средства для того, чтобы расписать затраты по счетам, шифрам и даже статьям затрат. Но вот дальше картина быстро меняется. Дело в том, что в условиях автомати­зации достаточно странно выглядит технология, при которой сводка по зат­ратам распечатывается в виде документа и должна быть введена в задачу учета затрат «с листа». А значит, задача сбора данных о затратах также должна и может быть автоматизирована.

При этом возможны два различных подхода. В первом варианте все первичные (с точки зрения затрат) участки учета сами формируют необ­ходимую выборку и отсылают по известному адресу - в базу данных учета зат­рат. Преимущества здесь видны прежде все­го самому бухгалтеру-«затратчику»: как и раньше, ничего не надо делать - все данные придут сами. Недостаток этого варианта очевиден: подобное расп­ределение функций между участками «размывает» саму задачу постановки уче­та затрат,  требуя настройки под эту задачу практически всех ос­тальных участков учета и нагружая операторов непо­нятными и несвойственными им функциями. Да, та­кая технология предполагает в идеале, что все средства автоматизации единообразно умеют обслуживать участок учета затрат. Однако при практическом подборе программ для автоматизации первичных участков учета критерий их отношения к затратам - не единствен­ный и не самый главный.

Во втором варианте задача учета затрат должна сама собрать все данные с других участков учета. Это, конечно, не очень приятно для бухгалтера по затратам (зато гораздо удобнее для остальных его коллег), но при наличии автоматизации приемлемо. А если у соответствующей программы имеются средства гибкой настройки на формат первичных данных - разный на разных участках учета, - то такой подход к сбору затрат оказывается гораздо удоб­нее и проще в настройке.

По результатам многочисленных внедрений подсистемы «Учет затрат и расчет себестоимости продукции» пакета автоматизации управления предприятием «Компас», претер­певшей за долгие годы своего существования значительные изменения, мы рекомендуем иметь такую технологию учета зат­рат, при которой соответствующая программа занимала бы активную позицию и сама осуществляла сбор данных с использованием настраиваемого импорта данных.

Перераспределение затрат. Решение этой задачи благодаря автоматизации существенно упрощается. Это, од­нако, не означает, что любая программа с автоматизацией этого этапа справляется одинаково хорошо. Стоит хотя бы  пе­речислить все те алгоритмы списания, которые должна поддерживать исполь­зуемая программа.

Самый простой алгоритм - пропорционально прямым затратам. Естественно, по строго определенным статьям, которые должен указать пользо­ватель в процессе настройки задачи. В данном случае косвенные затраты списы­ваются на те же счета, по которым ведется подсчет прямых затрат, либо подсчет базы расп­ределения ведется, например, по счету 20/01, а списание производится на счет 20/02. Еще проще алгоритм прямого списания, например, со счета 23 на счет 20 (напрямую - те затраты, у которых шифры затрат проставлены, пропорционально - остальные затраты).

Другой распространенный вариант списания затрат вспомогательных под­разделений - пропорционально объему услуг. Система автоматизации должна поддерживать и этот алгоритм, причем объем услуг должен собираться в явном виде (а не в качестве фиктивных затрат на заба­лансовых счетах, как это приходится делать в некоторых программах). Программа, которую вы выбираете для своей бухгалтерии,  должна поддерживать и более сложный алгоритм: примерного списания части себестоимости на все подразделения, оказывающего услуги, еще до полного расчета себестоимости.

Еще один специфический, но вполне законный вариант списания косвенных затрат - пропорционально реализации или пропорционально себестоимости го­товой продукции.

Иногда применяют и другие варианты распределения, настолько нетрадици­онные, что некоторые из них граничат с незаконными. Но (что греха та­ить) в наше время пакет программ, который не поддерживает не вполне за­конных методов, вряд ли может быть рекомендован к использованию.

Одним из таких «пограничных» алгоритмов является списание затрат про­порционально прибыли. Технически это означает, что мы списываем затраты пропорционально сальдо на некотором счете, но не сразу в дебет этого сче­та, а сначала на 20, а потом уж при повторном (или дополнительном) списа­нии себестоимости эти суммы уменьшат именно это кредитовое сальдо, с ко­торого берутся нежелательные налоги. При этом, однако, не надо «наглеть» и списывать столько, что прибыль превратится в убыток. Поэтому алгоритм списания должен предусматривать возможность ограничить сумму списания ка­кой-то пристойной частью прибыли (например, 90%).

В целом получается, что различных этапов перераспределения затрат на более или менее крупном предприятии оказывается много. Поэтому просто необходимо  однажды разработать сценарий этих списаний, проведя в нем все необходимые настройки, и потом каждый месяц или квартал использовать его, внося по мере надобности отдельные коррективы. Возможность хранения такого сценария этапов распределения, равно как и сценария транспорта первичных данных о затратах и данных об услугах обслуживающих подразделений - важный критерий при отборе програм­мы для автоматизации учета затрат.

Списание затрат в виде себестоимости готовой продукции обычно не вызы­вает особых сложностей. На некоторых предприятиях в конце каждого месяца это вообще делают «чохом»: все с 20 переписывается на 40. Нетрудно ви­деть, что эта операция может осуществляться посредством того же механиз­ма, с помощью которого осуществляется прямое списание косвенных затрат.

Расчет итогов - совсем уж стандартная процедура. И не только для зат­рат. Следует, однако, заметить, что, в отличие от банка, кассы и зарпла­ты, на участке учета затрат обороты и сальдо рассчитываются по целому ря­ду счетов (хотя и не по всем), которые участвуют в соответствующих провод­ках. Чтобы в оборотной ведомости по затратам не накапливались сальдо по тем счетам, которые на данном участке учета никогда не закроются, уже при постановке задачи должно быть проведено разделение счетов на «затратные» (сальдо считаем, в журнале-ордере 10 они представлены как «комплексные затраты») и все остальные. Эти остальные либо являются элементами затрат (в терминах журнала-ордера 10), то есть с кредита этих счетов приходят затраты, либо являются теми счетами, в дебет которых уходит себестоимость готовой продукции (для учета таких оборотов служит журнал-ордер 10/1).

Надо ли рассчитывать сальдо с детализацией по статьям затрат? Вообще говоря, не обязательно. Но если учетная политика предус­матривает получение таких данных, то особенно строго надо следить за по­рядком списания. Списываться затраты должны по каждой статье отдельно, так чтобы счета, требующие закрытия, всегда закрывались не только в це­лом и не только в разрезе ШПЗ/отдел, но и в разрезе каждой статьи.

Выходные отчетные формы, кроме журналов-ордеров 10 и 10/1, обычно включают раз­личного рода сводки по дебетовым оборотам (затраты) и по кредитовым обо­ротам (списание себестоимости), а также по итоговому сальдо (незавершен­ное производство).  В целом, чем большее число различных разрезов поддерживает программа, тем лучше. Хорошо бы, если бы их вообще можно было добавлять, настраивая вы­ходную форму с помощью некоторого аппарата. Для этого существует удобный и привычный инструмент: электронные таб­лицы, например Microsoft Excel. Поэтому положительной стороной любого инструмента по учету затрат является воз­можность экспорта данных о проводках, оборотах и сальдо в формат Excel.

Окончательным итогом работы с затратами в отчетном периоде является перенос конечных остатков в качестве начальных на следующий период. Опе­рация абсолютно естественная и легко автоматизируемая. Желательно только, чтобы она не была необратимой, то есть если уже после переноса остатков выяснится, что что-то не было учтено или было учтено не так, можно было бы вернуться к уже закрытому периоду, подправить все, что нужно, и пере­нести остатки повторно.


ПОХОЖИЕ СТАТЬИ