Поиск


ЖУРНАЛ "ТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕКСТИЛЬ" №37

                    ( читать ... )

ЖУРНАЛ "ТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕКСТИЛЬ" №36

                    ( читать ... )

Ссылки партнеров

Информационные системы


Управление/Информационные системы/Выбираем подсистему учета труда и заработной платы

Выбираем подсистему учета труда и заработной платы

15 февраля 2002
Рынок легкой промышленности №20, 2002

Бойко Таисия Николаевна
Якобсон Игорь Григорьевич

В 16 номере журнала за 2001 год мы обещали дать рекомендации по выбору основных подсистем КИС. Когда дело, наконец,  дошло до этого, встал извечный вопрос «С чего начать?». Помощь пришла из  самого неожиданного источника - отчета по анализу состава программного обеспечения (ПО), приобретаемого пользователями в нашей родной фирме «Компас».

Почему популярны «расчетные» подсистемы? Оказалось, что с конца 2000 года относительно других подсистем пакета ПО резко возрос спрос на подсистему «Управление персоналом». Поговорив со своими коллегами-конкурентами, мы поняли, что у них аналогичная ситуация. В чем же причина?

Интересное мнение высказала директор питерского отделения фирмы «Никос-софт» Ольга Гринева. Она считает, что в предыдущие годы многие корпоративные клиенты, приобретая новое программное обеспечение, оставались при этом на старой программе расчета зарплаты, как правило, разработанной сотрудника­ми собственного отдела АСУ. Ни для кого не секрет, что первым разделом бухгалтерского учета, который автоматизировали предприятия в советское время, был именно  учет труда и заработ­ной платы. При этом созданные для себя программы были «заточены» на спе­цифику конкретного предприятия, к ним привыкли расчетчики - наиболее, пожалуй, консервативные из бухгалтеров. В общем: «От добра добра не ищут».

В настоящий момент, как считает Ольга Гринева, эти программные продукты с многолетней историей окончательно морально устарели. Вот и приходится менять ПО полностью. Добавим от себя, что дополнительные проблемы с сопровождением возникают из-за смены или даже сокращения коллектива собственных разработчиков. А ведь задача расчета зарплаты не тот софт, который можно, не меняя, эксплуатировать годами. Посмотрите, сколько изменений в порядке расчета подоходного нало­га и печати налоговой отчетности «организовали» нам наши законодатели за последние два-три года. Одна только форма налоговой карточки менялась не ре­же, чем дважды в год.

Не стали в этом смысле исключением и 2001-2002 годы. Немало хлопот разработчикам задач «Зарплата» доставил ввод в действие Налогового кодекса РФ с заменой отчислений в пенсионный фонд на  рассчитывающийся  совсем по другим принципам единый социальный налог, с изменением порядка исчис­ления подоходного налога (налога на доходы физических лиц) со всеми раз­нообразными скидками, вычетами и льготами. А с января 2002 года резко изменился и алгоритм расчета взносов в ПФР, которые теперь зависят от пола и возраста сотрудников.

Еще одним дополнительным фактором роста популярности «зарплатной» под­системы мы считаем огромный объем налоговой отчетности,  который вынуждены  выпускать  бухгалтеры.  В результате даже на малом предприятии численностью в 10 человек с очень простыми методами начисления,  где весь ручной расчет занимает считанные часы в месяц, как говорится, «два прихло­па,  три притопа»,  зачастую   приобретают программы расчета  зарплаты,  чтобы  облегчить выпуск налоговых отчетов,  справок и карточек. Этот повышенный интерес и послужил причиной выбора очередной темы для нашего цикла статей.

Хотя речь пойдет о выборе именно программы учета труда и заработной платы, начнем мы все-таки с вопросов связи с другими подсистемами КИС. Дело в том, что время фрагментарной, кусочной автоматизации прошло. В наше время уже совер­шенно нерационально приобретать отдельные пакеты, которые не имеют средств интеграции в единую информационную структуру.

Кадры решают все. Так, например, до сих пор бытует мнение, мол,  расчет зарплаты - это одно, а вот системы управления персоналом - совсем другое. Конечно же, в управлении персоналом имеются свои задачи, которые совсем не относятся к сфере деятельности отдела труда и заработной платы и, тем более, бухгалтерии.  Тут и планирование переподготовки персонала, и анализ качества работы сотрудников, и тестирование            претендентов на различные должности, и многое другое.

Тем не менее, трудно представить программу расчета зарплаты вне  связи с  развитой кадровой подсистемой - уж слишком много данных являются для них общими, просто невыгодно дважды вводить одну и ту  же  информацию  в разные базы. Желательно, чтобы кадровая подсистема позволяла пользователю быстро  и просто менять состав характеристик сотрудников,  добавляя новые поля в базу данных,  позволяя осуществлять отбор и анализ информации и по этим заново введенным атрибутам. Но не забудьте и о стандартах - в соот­ветствии с последними требованиями вам наверняка понадобится печать лич­ных карточек в форме Т-2.

Неплохо, если кадровая подсистема включает в себя и штатное расписание предприятия с перечнем свободных вакансий. Эта функция предназначена вро­де бы исключительно для кадровиков. И, тем не менее, в этом случае можно выставить жесткий запрет на оформление новых назначений при отсутствии свободных вакансий, которые могут быть отнесены как к предпри­ятию в целом, так и разбиты по конкретным подразделениям. Это избавит расчетчика от лишних ошибок при вводе новой информации.

Говоря о назначениях, стоит обратить вни­мание на возможность оформления внутреннего и внешнего совместительства. Это означает, что должна быть создана возможность приписать одному сотруднику произвольное количество одновременно действующих назначений.

Для правильного расчета зарплаты работающим по договорам подряда долж­на быть создана возможность задать в назначении общую сумму договора и автомати­чески фиксировать все произведенные выплаты. Программа расчета зарплаты будет использовать эти данные для того, чтобы решить, начислять ли данному договорнику какой-либо платеж в текущем месяце.

Еще одна функция, которая обычно относится к кадровой подсистеме, - ведение табеля. Мы считаем, что наиболее рациональным методом использования программ расчета зарплаты является сетевая эксплуатация, ког­да на  рабочем месте табельщика установлен компьютер, с помощью ко­торого ведется пунктуальный ежедневный ввод данных об отработанных часах. Естественно, что во избежание подтасовки данных должна быть предусмотрена защита от несанкционированного доступа. Желательно, чтобы заполнение та­беля велось на базе стандартных учетных символов из альбома унифицированных статистических форм. Современная программа вполне способна на основании анализа этих символов производить автоматический подсчет дней и часов - ночных, вечерних, праздничных, больничных, отпускных и сверхуроч­ных, что особенно существенно для расчета зарплаты на больших производс­твенных предприятиях.

Весьма неплохо, если для уменьшения объема ввода в задаче предусмотре­но предварительное описание типовых графиков работы по категориям персо­нала, сменам и т.п. На основании этого нормативного описания, а также графика отпусков и таблицы учета больничных предварительное заполнение табеля может производиться автоматически, после чего табельщику достаточ­но вводить отклонения.

Графики работы нужны не только для этого. На их основании для каждой категории персонала вычисляются нормативные фонды рабо­чего времени в текущем расчетном месяце, а по этим фондам в случае, нап­ример, невыходов на работу -  месячный оклад сотруд­ника, работающего повременно. Это совершенно необходимо для непрерывного производства со скользящим графиком работы: скажем, сутки через трое. Впрочем, задание нормативных фондов по категориям может быть выполнено и другим способом. Например, прямым вводом абсолютного числа дней, которое должен отработать в текущем расчетном месяце сотрудник.

Если же у Вас по какой-либо причине (например, не хватает техники) та­бель все-таки на компьютере не ведется, то обратите внимание на возмож­ность прямого заполнения итоговых колонок по результатам  учета вручную.

Еще один весьма желательный момент -  «стыковка» с подсистемой под­готовки первичных документов. Во избежание двойного ввода (а значит, и лишних ошибок) данные в таблицу назначений должны браться непосредственно из ранее подготовленных приказов или, например, договоров подряда.

Впрочем, существенна и обратная связь. По результатам расчета зарплаты должны формироваться кассовые ордера и платежные поручения (подробнее речь об этом ниже). В свою очередь на основании этих документов осущест­вляется автоматический ввод информации в подсистемы учета денег на рас­четном счете и в кассе предприятия.

Также можно проверить, связан ли модуль расчета зарплаты с модулем  расчетов с подотчетными лицами, так как это позволяет автоматически принимать во внимание задолженности и недоплаты, сведения о которых прог­рамма получает из введенных в подсистему авансовых отчетов.

Наконец, еще один существенный критерий проверки - возможность быстрой разноски данных из свода заработной платы по бухгалтерским счетам (бук­вально нажатием нескольких кнопок) для того, чтобы они попали в базу дан­ных сводной бухгалтерии. Чтобы такая возможность стала реальностью, необ­ходимо наличие развитого языка описания типовых хозяйственных операций (возможности арифметических действий над суммами начислений и удержаний явно не хватает). Причем языка не только развитого, но и простого, чтобы при вводе нового кода начисления бухгалтеру для изменения схемы разноски не приходилось бежать на поклон к программисту.

Перейдем к чисто «зарплатным» вопросам. Мы не сомневаемся, что каждый заказчик программы придет на просмотр с перечнем  существующих у него  на предприятии кодов начислений и удержаний.   Прежде всего он убедится в том,  что программа способна рассчитать  все,  что  ему нужно: материальную помощь с положенной скидкой и различные виды авансов, материальную выгоду и удержания по ссудам, больничные и отпускные, оплату за  служебное  питание  и выплаты по договорам подряда...  У каждого своя специфика.

Хотим обратить внимание на то, что если устраивающая Вас сегодня пол­ностью система  расчетных  кодов  реализована жестко в коде программы,  в ближайшее время  вы  все  равно  столкнетесь с какими-нибудь трудностями. Справочник кодов должен быть гибко настраиваемым,  в него должна быть заложена возможность опе­ративной  замены  таблиц  соответствия  (данных о том,  от каких начисле­ний/удержаний и каким образом зависят другие начисления/удержания).

Более того,  мы считаем, что современная программа расчета зарплаты должна непременно задавать для любого кода расчет по формуле,  причем язык описа­ния формул должен быть достаточно богат, давая возможность доступа к дан­ным из других подсистем комплекса.  В этом случае Вам удастся автоматизи­ровать расчет  премии менеджерам торговых фирм в зависи­мости от индивидуальной реализации,  зарплаты рабочих по количеству выпу­щенных  изделий  и тарифам и многое другое.  Мы приводим абсолютно реальные примеры из собственной практики.

На производственных предприятиях, где до сих пор часты задержки зарп­латы, следует проверить, существует ли возможность учета долга предприя­тия сотруднику и оформления выплат из этого долга.

Начиная с 2001 года, обязательно надо обратить внимание на соответствие расчета налога на доходы физических лиц и единого социально­го налога  Налоговому  кодексу РФ.  Особенно внимательно надо отнестись к социальному налогу.  Дело в том, что это вообще особый тип расчетного ко­да, мы называем его отчислением.  Суммы социального налога рассчитываются на основании учета годового дохода каждого работника,  но никак не влияют на его расчетный листок. Они предназначены исключительно для перечисления бухгалтерией в соответствующие фонды.

Кстати, надо заметить, что больным местом многих программ являются пла­тежи в бюджетные и внебюджетные фонды. Все нужные суммы аккуратно рассчи­тываются, а потом... давай, переноси их в «платежки» вручную, сверяясь с листочком на коленях. Между тем,  сегодня уже существуют пакеты, в кото­рых необходимые платежные документы формируются по результатам расчетов буквально нажатием пары кнопок, обеспечивая при этом ту самую связь с подсистемой учета денег на расчетном счете, о которой мы говорили чуть выше.

Перечисления сумм по исполнительным лис­там доставляют много хлопот в больших фирмах. Программа должна не только рассчитывать алименты, но и составлять списки для почтовой пе­ресылки, а также правильно рассчитывать удержания на почтовые сборы с учетом местонахождения адресата.

Завершая тему расчетов, скажем, что если у Вас большое предприятие, надо проверить возможность рассчитывать заработную  плату  по  подразделениям. Это реализовано не во всех программах. Ну а уж в соответствии быстродейс­твия программы вашей технике вы не забудете убедиться и без наших советов.

Несколько слов об отчетах и документах. Не надо требовать от программы, чтобы она выпускала весь перечень из альбома статистических форм. Эти формы во многом взаимозаменяемы и избыточны, никакая налоговая инспекция не будет требовать от Вас всего этого изобилия (на бумаге разоритесь!). Нужно только убедиться, что набор ведомостей, расчетных листков, распечаток лицевых счетов, налоговых карточек и т.п. функционально полон. Зато возможность оформлять выплату по кассовым ордерам вам весьма и весьма пригодится. Кроме того, если у Вас крупное предприятие с большим численным составом персонала, неплохо бы уметь автоматически создавать расходный кассовый ордер для вы­дачи денег по платежной ведомости и приходный кассовый ордер на депониро­вание невыданной зарплаты. Вообще, учет депонентов весьма и весьма жела­телен.

Проверьте подпрограммы подготовки сводов на соответствие тем разрезам, которые интересуют Ваше руководство. Для создания удобных  форм печати сводов необходимо наличие генератора отчетов. Впрочем, он   не будет лишним и для редактирования формата ведомостей и первичных документов.  По статис­тике потребность в изменении печатных форм возникает достаточно часто.

Современные программы зачастую включают в свой состав и процедуры выдачи электронной отчетности в ГНИ и пенсионный фонд, избавляя пользователей от необходимости дополнительно устанавливать специализированное ПО.

Несколько слов о совсем уж специфических проблемах. Одна из них - рас­чет бюджетной зарплаты. Собственно говоря, дело даже не в самом расчете. Зарплата на бюджетных предприятиях определяется в соответствии с тарифи­кационной разрядной сеткой и нормами выплат по тарифам. На основании этих данных устанавливается оклад каждому сотруднику, после чего расчет зарп­латы ничуть не отличается от работы с обычными хозрасчетными «окладника­ми». Если у Вас бюджетная организация, то в программе должны быть предус­мотрены возможности описания тарифной сетки, ведения тарификационного списка и автоматического расчета окладов. Без этого Ваш расчетный отдел будет время от времени охватывать паника.

Если у Вас предусмотрены валютные зарплаты, то достаточно иметь воз­можность раз в месяц задать в одном месте курс выплаты, а программа долж­на уметь пересчитывать все начисления по этому курсу в рубли с последую­щим удержанием всех налогов в чисто рублевом виде.

Отдельный разговор о проблемах, стоящих перед большими производствен­ными предприятиями. Их немало, но выделим из них самую очевидную. Для таких клиентов просто необходимы процедуры расчета сдельной зара­ботной платы, позволяющие не только начислять зарплату конкретному сот­руднику на основании установленных тарифов и зафиксированной выработки, но и обрабатывать так называемые бригадные наряды, распределяя общую сум­му с учетом КТУ и относя ее на разные шифры затрат. Причем алгоритмы та­кого распределения должны быть достаточно гибкими. Многим производственникам понадобятся и расчеты сумм нарядов с учетом тарифов,  норм времени, процентов премии и т. п. К сожалению, среди широко распространенных тираж­ных пакетов программ очень мало тех, которые умеют работать со «сдельщиной», а тем более настраи­ваться на разные формы сдельной оплаты.

Впрочем, этот недостаток может быть обойден несколько неожиданным способом. В отличие от остальных процедур расчета зарплаты расчет сдельной зарплаты не подвержен законодательным изменениям. Поэтому очень часто наши клиенты используют в этих целях старые программы собственного изготовления. От основного же «зарплатного» модуля требуется в этом случае только функция настраиваемого импорта информации о начислениях из баз данных произвольной структуры.

Если же таких собственных программ на предприятии нет или они уже устарели, то обязательно нужно проверить соответствие форм ввода данных по нарядам и алгоритмов их обсчета тем, что приняты на вашей фирме. Вряд ли все совпадет «один в один», но если формы достаточно близки и разработчик не отказывается от адаптаций в процессе внедрения, то это большой плюс!

В заключение этого краткого обзора (в нем не описана и половина возможных критериев выбора подсистемы учета труда и зарплаты)  хотим на­помнить еще  об  одном важном моменте.  Никто не гарантирует, что в ближайшие годы законодательство будет меняться менее стремительно, чем сейчас. Поэтому постарайтесь убедиться в оперативности вашего буду­щего партнера.  Поинтересуйтесь,  насколько часто и в какие сроки после изменения  законодательства у него появляются новые версии столь актуаль­ной для вас подсистемы,  имеется ли у него система абонементного обслужи­вания или  льготного  приобретения  этих самых новых версий.  В противном случае вы очень и очень рискуете.

КОМПАНИИ И ТОРГОВЫЕ МАРКИ, УПОМЯНУТЫЕ В СТАТЬЕ

ПОХОЖИЕ СТАТЬИ