Поиск


ЖУРНАЛ "ТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕКСТИЛЬ" №37

                    ( читать ... )

ЖУРНАЛ "ТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕКСТИЛЬ" №36

                    ( читать ... )

Ссылки партнеров

Информационные системы


Управление/Информационные системы/КИС: зачем она нужна, как ее выбрать?

КИС: зачем она нужна, как ее выбрать?

18 мая 2001
Рынок легкой промышленности №13, 2001

Бойко Таисия Николаевна
Якобсон Игорь Григорьевич

По наблюдениям экспертов,  современный этап автоматизации управления предприятием характеризуется как эпоха перехода от систем «кусочной» (фрагментарной) автоматизации к «сквозным» (комплексным) корпоративным информационным системам (КИС), с одной стороны, и от систем бухгалтерского учета к учету финансово-управленческому,  с другой.

Сейчас уже редко встретишь фирму, в которой бухгалтеры сводят баланс на калькуляторах, а журналы-ордера ведут в бумажной форме. На большей части предприятий все так или иначе уже автоматизировано, тем не менее,  этому процессу по-прежнему уделяется большое внимание. Чем это вызвано?

«Кусочная» автоматизация предприятия. Дело в том, что в настоящий момент большинство систем автоматизации имеют «кусочную» природу: у каждой подсистемы своя база данных, свое, не связанное со всеми остальными, программное обеспечение. В таком варианте единый отчет о деятельности предприятия получить можно только вручную. А уж об оперативном анализе состояния дел и говорить не приходится.

Часто во время обследования фирмой «Компас» организации документооборота различных фирм мы проводим анализ повторного ввода данных в информационную систему. Среднестатистические цифры таковы: два-три ввода одного документа, а для некоторых документов количество вводов достигает 10-12! Тут уже начинает играть роль  человеческий фактор. Во-первых, при такой работе количество операторских ошибок возрастает. Возникают расхождения, из-за которых к директору поступают различные данные из разных отделов. Во-вторых, подразделения вступают в междоусобную борьбу за информацию, не хотят ею делиться, стараются стать монополистами, задерживают документы у себя, чтобы  нужную справку начальству мог вовремя предоставить только их отдел. Все это снижает управляемость фирмы.

«Сквозная» автоматизация предприятия.  Какие  преимущества она даст?  Во-первых, Вы получите единое поле данных, повышающее оперативность анализа всей совокупности информации и облегчающее автоматическую подготовку новых разновидностей отчетов.

Во-вторых, Вы забудете, что такое повторный ввод документов. Документ, введенный один раз, доступен всем пользователям системы (естественно, только тем, которые имеют соответствующие права доступа). Это упрощает документооборот, снижает количество бумаг, папок, в которых нужно бесконечно копаться.

Два-три нажатия кнопки - и нужный документ со всей своей историей на экране.  Более того, виден не только документ, но и его взаимосвязи.

Поясним на примере. Бухгалтер, имея на экране  бухгалтерскую проводку Д51/К62, может посмотреть, когда и каким документом была произведена оплата, тут же поднять счет, счет-фактуру и увидеть, за что именно было заплачено. Сотрудник финансового отдела, имея на экране платежный документ, может поднять договор, вплоть до полного его текста, посмотреть отгрузку, ведущуюся на складе готовых изделий и т.д. А главное, что начинать можно с любого конца. Можно, например, идти и от конкретного партнера: находясь в справочнике контрагентов, посмотреть все заключенные с ним договоры, все платежи и счета-фактуры по любому выбранному договору.

В такой системе ставка чаще всего делается на управленческий учет, а бухгалтерские функции являются вторичными. Это возможно, поскольку управленческий учет по самой своей природе требует ввода всех первичных документов. Применив к части из них автоматические процедуры бухгалтерской разноски, мы получим полный набор бухгалтерской и налоговой отчетности.

Своя система. Но ведь схема прохождения документов по инстанциям на каждом предприятии своя, да и наборы аналитических справок, необходимых руководству, тоже обычно сильно отличаются. Это зависит и от сферы деятельности фирмы, и от глубины ее автоматизации. Если к информационной системе,  кроме директора, финансового отдела, бухгалтерии, отдела кадров, отдела труда и зарплаты, подключены  производство, технологический отдел, плановый отдел, отдел маркетинга и другие службы, то требования к ней возрастают. А главное, в этой части они уже практически ничем, кроме стандартов, принятых на данном предприятии, не регламентируются. Поэтому найти программу один к одному подходящую конкретной фирме для такой полной автоматизации  затруднительно, если не невозможно.  Каков же выход?

Выбор стратегии. Есть три пути. 1. Заказать  разработку всей корпоративной информационной системы Вашего предприятия  «под ключ». Это можно сделать, заведя свой собственный отдел автоматизации, или, что представляется более целесообразным, обратившись в фирму, специализирующуюся на подобных разработках.

Купить «тиражный» пакет (легко настраиваемый программный продукт, который готов к использованию на предприятиях с разнообразной отраслевой спецификой)  и изменить все бизнес-процессы под эту конкретную программу.

Купить «тиражные» программы для стандартных модулей (там, где требуется небольшое количество настроек): «Зарплата», «Кадры», «Сводный бухгалтерский учет») и заказать фирме-производителю доработки нестандартных модулей («Управление производством», «Учет затрат на производстве», «Планирование» и др.) по Вашему техническому заданию.

Мы считаем - и опыт ведущих отечественных и западных фирм это подтверждает, - что на современном этапе третий путь - оптимален по соотношению «цена - качество». Правда,  решившись пойти по этому пути, надо учитывать, что далеко не все фирмы - производители «тиражного» софта  делают для своих клиентов доработки «под ключ». При всей дороговизне таких разработок, продавать «тиражные» программы неизмеримо выгоднее. Поэтому подобную схему работ следует учесть уже в первоначальном договоре на покупку «тиражки».

Выбор партнера.  Итак, мы с Вами договорились, что если Ваш бухгалтер сводит баланс на «1С», плановый отдел использует Excel, а склады ведутся на своей собственной программе, автор которой давно уволился, а текстов не осталось, то это хорошо (лучше, чем ничего), но все-таки нужна комплексная автоматизация. Кроме того, мы решили, что пойдем по пути приобретения «тиражного» пакета программ в сочетании с их доработкой под специфику Вашей фирмы. Теперь нужно выбрать себе партнера.

На российском КИС существует два «лагеря»: системы, разработанные в России, и системы западного производства, адаптированные для России. И у тех, и у других есть свои преимущества и недостатки. К преимуществам западных корпоративных информационных систем можно отнести большее число чисто управленческих функций, помогающих при принятии решений (правда, не всегда они соответствуют бизнес-процедурам, принятым на Вашей фирме). А вот о недостатках поговорим поподробнее.

Западное ПО рассчитано на функционирование в условиях относительно стабильного финансового законодательства. Да, его чаще всего можно настроить на наши «правила игры», но именно настроить один раз, а не менять постоянно - программисты-то находятся в Германии или еще дальше,  говорят на иностранном языке, что такое «откат черным налом» ну совсем не понимают, и как его ввести в программу не знают. Им даже более простые вещи объяснить бывает трудно: например, что из чистой прибыли кроме дивидендов по акциям еще что-то должно оплачиваться. Потому что по нашему законодательству расходы на рекламу свыше 7% от оборота - это конечно тоже затраты, но в целях увеличения налогооблагаемой прибыли все-таки не совсем. Такие, мягко говоря, «казусы» заставляют сегодня даже представителей ведущих западных консалтинговых и аудиторских фирм говорить о том, что для автоматизации управления финансами в России годятся только отечественные программы. Еще 5 лет назад услышать такое из их уст было просто невозможно!

Хотя, если у Вас очень крупное предприятие и мир без его деятельности рухнет, то, может быть, Вы сможете убедить западных программистов сделать нужные Вам доработки. Времени и денег потрачено будет достаточно, а вот результат предсказать  трудно.

Кстати о ценах на эти системы. На западе совершенно другое представление о том, сколько должно стоить корпоративное ПО. Это связано в первую очередь с высоким уровнем оплаты труда западных программистов. Не стоит и говорить о том, что такие цены очень часто оказываются неприемлемыми для российских клиентов.

Конечно,  решение дилеммы  «запад - восток» далеко не исчерпывает все проблемы, возникающие при  выборе партнера для создания корпоративной информационной системы. Их настолько много, что они никак не умещаются в рамки одной статьи. Поэтому ближайшие несколько публикаций нашей рубрики будут посвящены различным аспектам этого нелегкого процесса.

Мы постарались описать эпоху, которая получила название "от кусочной автоматизации - к единой КИС". Пришли к выводу, что целесообразно взять типовой, проверенный на десятках и сотнях внедрений пакет корпоративного программного обеспечения и использовать его в качестве основы для создания корпоративной информационной системы (КИС) предприятия. Теперь обсудим подготовку к выбору и непосредственно сам выбор КИС. Сделаем это по шагам.

Шаг первый. Разработка стратегии автоматизации. Анализ деятельности предприятия. Если речь идет об автоматизации всего предприятия целиком, а не отдельно взятого бизнес-процесса, то основная нагрузка и ответственность за правильность выбора автоматизированной системы лежит, безусловно, на руководстве предприятия. Именно оно может (и должно) подключить к процессу выбора соответствующие службы и подразделения, собирающие и анализирующие всю необходимую информацию. В первую очередь при выборе КИС должны быть сформулированы (и утверждены руководством предприятия) основные требования к ней: какие функциональные области она должна охватывать, какие программно-технические платформы использовать, какие отчеты готовить и пр.

При этом очень важно четко определить текущие и перспективные потребности предприятия. Нужно хорошо разобраться, что движет бизнесом, какие факторы критичны для успеха и что необходимо для развития компании. Требования должны быть формализованы в виде специального документа. Этот документ предназначен, прежде всего, для самого предприятия: в нем определены и расписаны по приоритетам все желаемые характеристики КИС. Он дает объективные критерии для сравнения систем по заранее определенным параметрам.

Не менее важно правильно оценить существующую технологическую инфраструктуру предприятия. Если для внедрения Кис предприятию придется сначала потратить значительные средства на модернизацию своих локальных или глобальных сетей, то такой вариант может оказаться невыгодным. В общем случае внедряемая КИС должна соответствовать существующему технологическому уровню предприятия.

Следует понимать, что наибольший эффект достигается при комплексном внедрении КИС. Бессмысленно тратить огромные средства на покупку системы, возможности которой будут использоваться не в полной мере.

Шаг второй. Выбор системы. При выборе КИС необходимо учитывать множество параметров. Они бывают общими, используемыми любыми компаниями, а бывают специфичными, которые каждое предприятие определяет самостоятельно. Естественно, мы назовем только общие параметры.

1. Прежде всего, покупатели обращают внимание на имидж фирмы разработчика, время ее присутствия на рынке КИС и репутацию самой системы. Действительно, лицо фирмы, которая поставляет Вам программный продукт, не менее важно, чем, например, функционал системы. Фактически Вы покупаете не просто набор программ с документацией (большинство из которых создано на основе стандартных инструментальных средств и базируется на распространенных платформах), а работу и опыт сформировавшейся команды. Эта команда несет ответственность (юридическую и моральную) за качество и эффективность функционирования установленного (и сопровождаемого) программного оборудования. Покупатель должен быть уверен в своевременности и высоком качестве будущих модернизаций установленной КИС (при появлении новых версий), в решении всех проблем, касающихся ее гибкости и масштабируемости. Если систему внедряет консалтинговая компания-поставщик, покупателю необходимо убедиться в надежности ее партнерства с компанией-разработчиком.

Однако солидность фирмы не является главным и обязательным фактором успешного выбора. Новички и аутсайдеры разработок и поставок КИС, пытаясь прорваться на рынок и закрепиться на нем, предлагают по вполне разумной цене интересные и эффективные решения, основанные на самых современных технологиях. Тогда, как давно существующие системы часто связаны с устаревшими, менее эффективными решениями.

Что же касается внушительного объема продаж, он может быть в большей степени заслугой маркетинга, чем самой системы (примером тому служит гениальная маркетинговая политика Билла Гейтса).

2. Далее покупатель оценивает число успешных внедрений КИС. Причем, если речь идет о западном ПО, имеет смысл принимать в расчет только внедрения, проведенные в России. Наш бизнес и наши законы специфичны, их пока что «аршином общим не измерить», и зарубежные разработчики не всегда могут адаптировать систему к их требованиям.

Важно знать, есть ли в багаже фирмы-разработчика системы внедрения на предприятиях отрасли, родственных Вашему по профилю производства,  и потребовалась ли при этом помощь внешних консультантов.

Если предприятие внедрило систему самостоятельно, значит программное обеспечение - простое и годное для самостоятельного изучения.

Если есть возможность пообщаться с пользователями внедренной КИС, не упустите шанса посмотреть, какова система в деле. При этом не надо надевать розовые очки, но не стоит надевать и черные. Как мы с Вами прекрасно знаем, во всех программах могут возникнуть сбои. А вот как быстро их можно исправить и кем они могут быть исправлены надо, обязательно выяснить.

3. Необходимо оценить и функциональность системы, то есть ее возможность обеспечивать комплекс всех основных потребностей в управлении предприятием.

4. Важнейшие факторы выбора системы - ее гибкость и открытость. В соответствии с мировым опытом КИС может внедряться до 3 лет, а работать - до 10 лет. За это время может значительно измениться предприятие (его производство, организационная структура, система управления, бизнес-процессы). Именно поэтому система должна быть готова к изменениям: позволять легко менять автоматизированные рабочие места (АРМ)  и меню, гибко формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении. КИС должна легко настраиваться и эффективно интегрироваться со специализированными модулями, используемыми на предприятии.

5. Приемлемость цены. Покупателю следует учесть, что на весь цикл установки КИС (покупку, внедрение, сопровождение, развитие) придется потратить в несколько раз больше средств, чем на само программное обеспечение: в 2-7 раз, если это российская система и в 3-10, если западная. (Семикратное превышение стоимости внедрения над стоимостью тиражных копий - официальные данные руководителя известной фирмы «1С» Бориса Нуралиева). При этом, чем сложнее внедряемая КИС, тем выше будет этот коэффициент.

6. Наконец, следует оценить возможность поэтапного (помодульного) приобретения системы на необходимое число АРМ. Покупка полного комплекта модулей системы сразу - не лучшее решение, так как  все модули будут внедрены только через несколько лет, а за это время некоторые из них могут уже устареть. Напоследок стоит поинтересоваться, сколько недель,  и на каких условиях можно пользоваться демоверсией КИС - если достаточно долго и бесплатно, Вы это оцените.

Вы только что прочли рекомендации разработчиков корпоративных информационных систем. Не менее полезно познакомиться с тем, по каким критериям выбирали КИС пользователи систем, например, тех, которые разработала и внедрила фирма «Компас».

Иван Лерри, заместитель главного бухгалтера АО «Канонерский судоремонтный завод»: «Первое - это чтобы фирма находилась поблизости,  и к ней всегда можно было обратиться. Второй критерий - это цена: как, наверно, и на любом заводе, больших денег на автоматизацию у нас не было. И, наконец, третий параметр - человеческий фактор, готовность и искреннее желание сотрудников фирмы-поставщика помочь нам в работе. Скажем, у фирмы «Компас» качество поддержки было намного лучше нашего родного ИВЦ».

Николай Захаров, руководитель службы АСУ ЗАО «Первомайская заря»: «Во-первых, это достаточно большое количество клиентов, работающих на данном ПО. Хорошая система должна иметь приличное количество успешных внедрений. Во-вторых, система должна максимально полно разрешить проблемы в «болевых точках». В-третьих, цена решения тоже играет свою роль. При обсуждении данного вопроса мы пришли к мнению, что стоимость автоматизации нашего предприятия (только внедрения соответствующего корпоративного ПО) не должна превысить суммы, заложенной в бюджете. Дороже нам будет уже экономически невыгодно. При этом внедрение должно пройти в течение одного года, не больше. После этого уже должна пойти отдача».

Таков общий подход к выбору системы автоматизации.

КОМПАНИИ И ТОРГОВЫЕ МАРКИ, УПОМЯНУТЫЕ В СТАТЬЕ

ПОХОЖИЕ СТАТЬИ